Beschikbaar bij de volgende licentie: Premium
Inleiding
Om te zorgen dat het heronderzoekproces van start kan gaan, zijn enkele voorbereidingen noodzakelijk. De Backoffice Applicatie bevat in eerste instantie nog geen informatie over de inwoners die voor een heronderzoek gegevens moeten aanleveren. De informatie over inwoners die voor een heronderzoek moeten worden uitgenodigd, kunnen via import van een XLSX bestand (Excel) in de Backoffice Applicatie worden ingelezen. In de volgende paragrafen nemen we je mee langs de noodzakelijke stappen om de gegevens via deze import in de Backoffice Applicatie in te lezen.
Verzamelen van de benodigde informatie
Voor het selecteren van inwoners die een heronderzoek moeten krijgen, is waarschijnlijk al gemeentelijk beleid geschreven. Iedere gemeente bepaalt zelf welke inwoners jaarlijks het heronderzoek moeten doorlopen. Stem het verzamelen van de benodigde gegevens goed af met je collega’s. Het is belangrijk dat alleen correcte gegevens in de Backoffice Applicatie worden geüpload. Gemeenten die deelnemers van de Gemeentepolis opnieuw toetsen, hebben al ervaring met dit proces en met het aanschrijven van deze inwoners.
Om het heronderzoek proces in de Backoffice Applicatie te starten, zijn er gegevens van deze inwoner en eventuele partner nodig. Het is daarom noodzakelijk dat je een export uit het eigen gemeentelijke systeem maakt van alle inwoners die een gemeentepolis met gemeentelijke bijdrage hebben. Indien je systeem dit ondersteunt en als deze gegevens vastliggen, is het handig om in de export de partnergegevens mee te geven in dezelfde regel.
Als er geen gegevens over de partner beschikbaar zijn, kun je als gemeente ervoor kiezen om deze gegevens uit de eigen gemeentelijk basisadministratie op te halen en toe te voegen aan het bestand wat je in de Backoffice Applicatie gaat uploaden. Je kan ook ervoor kiezen om geen partnergegevens aan te leveren. In dat geval zal de Backoffice Applicatie, waar mogelijk, de partnergegevens ophalen tijdens het heronderzoek. Hierover lees je meer in de paragraaf "Partnergegevens in Ockto".
Veel gemeenten maken op deze bestanden nog een selectie door reeds bekende klanten met bijvoorbeeld een Participatiewet uitkering, toegekende bijzondere bijstand of kwijtschelding gemeentelijke belastingen, uit het bestand te halen. Dit zorgt ervoor dat inwoners niet onnodig worden belast met een heronderzoek en levert daarnaast minder werk op voor de gemeente.
Vullen van de XLSX datafile
De XLSX datafile kan als format worden gedownload in de Backoffice Applicatie tijdens het heronderzoek proces. Dit kan in de eerste stap van het uploadproces voor de XLSX. Meer hierover lees je in het artikel "Starten van het heronderzoekproces".
De XLSX datafile moet worden gevuld met gegevens van inwoners die een uitnodiging voor heronderzoek moeten ontvangen. Het is belangrijk dat de XLSX datafile op een correcte manier zorgvuldig wordt gevuld. Je kunt de informatie uit je eigen export bestand kopiëren naar de juiste kolommen in de XLSX . Let er op dat je het bestand als je klaar bent weer opslaat als .xlsx bestand. De naam van het bestand mag je wel aanpassen.
Bij het vullen van de XLSX datafile is het belangrijk dat de gegevens over inwoners op de juiste plek in de XLSX datafile terecht komen. Hieronder vind je een overzicht met de verschillende veldnamen en een omschrijving hiervan.
Tijdens het importeren in de Backoffice Applicatie vindt er nog een controle plaats op een aantal onderdelen. Dit is echter alleen een hulpmiddel om logische fouten te signaleren en vervangt daarom geen nauwkeurige controle van de ingevoerde gegevens. Staat er geen wolkje "Veld verplicht vullen!", dan mag dit veld leeg blijven. Het is aan te raden om dit werk ook altijd nog door een collega te laten controleren.
Let op: in de kolommen moeten er geen spaties staan achter de gegevens! Als je dit wel doet wordt dit ook ingelezen en komt dit ook zo in de brieven en beschikkingen terug
| CSV Veldnaam | Omschrijving |
|---|---|
| AANVRAGER_BSN | Het BSN van de aanvrager. Dit veld dient altijd gevuld te zijn. |
| AANVRAGER_GEB_DAT | De geboortedatum van de aanvrager. Dit veld dient altijd gevuld te zijn. Lees het artikel "Geboortedatum datafile" om dit in het juiste format te krijgen. |
| PARTNER_BSN | Het BSN van de bekende partner. Dit veld mag leeg zijn. |
| PARTNER_GEB_DAT | De geboortedatum van de bekende partner. Dit veld mag leeg zijn. Opmaak in Europees format (dd-mm-jjjj). |
| VOORLETTERS | De voorletters van de aanvrager. Dit veld dient altijd gevuld te zijn. |
| VOORNAAM | De voornaam of roepnaam van de aanvrager. Dit veld dient altijd gevuld te zijn. |
| VOORVOEGSELS | De voorvoegsels van de aanvrager (van, de van der, etc.). Dit veld mag leeg zijn. |
| ACHTERNAAM | De achternaam van de aanvrager. Dit veld dient altijd gevuld te zijn. |
| STRAAT | De straatnaam van het correspondentie adres van de aanvrager. Dit veld dient altijd gevuld te zijn. |
| HUISNR | Het huisnummer van het correspondentie adres van de aanvrager. Dit veld dienst altijd gevuld te zijn. |
| HUISNR_TOEV | Eventuele toevoeging op het huisnummer (bijvoorbeeld kamernummer). Dit veld mag leeg zijn. |
| PC | De postcode van het correspondentieadres van de aanvrager. Dit veld dient altijd gevuld te zijn. |
| WOON_PL | De woonplaats van het correspondentieadres van de aanvrager. Dit veld dient altijd gevuld te zijn. |
| GESLACHT | Het geslacht van de aanvrager. Dit veld dient altijd gevuld te zijn. |
| AANSCHRIJF_TITEL | Dit veld wordt gebruikt in de communicatie. Keuze uit mevr. of Mevr. voor vrouwelijke inwoners en dhr. of Dhr. voor mannelijke inwoners. Dit veld mag leeg zijn. |
| BEGR_REGEL | Dit veld wordt gebruikt in de communicatie. Keuze uit mevrouw voor vrouwelijke inwoners en meneer voor mannelijke inwoners. Let op dat je geen hoofdletter gebruikt, het veld wordt doorgaans midden in een zin gebruikt. Dit veld mag leeg zijn. |
| TEL_NR_1 | Het telefoonnummer van de aanvrager. Dit veld mag leeg zijn. |
| E_MAIL | Het emailadres van de aanvrager. Dit veld wordt gebruikt voor de communicatie naar de inwoner. Dit veld dient altijd gevuld te zijn voor inwoners die per email moeten worden benaderd. |
| COMM_VOORK | Hier wordt de communicatie voorkeur van de inwoner vastgelegd. De schrijfwijze dient overeen te komen met de opties hieronder. Keuze uit:
|
| CONTRACT_NR | Het contractnummer van de aanvrager. Dit veld mag leeg zijn. |
Specifieke aandachtspunten
Bij het kopiëren van gegevens naar het Excelbestand, haalt het Microsoft Excel standaard de ‘nul’ in een cel weg als dat het eerste cijfer is. Dit zorgt voor uitdagingen bij het vullen van de XLSX datafile. Specifiek bij de velden waar een BSN of een geboortedatum wordt ingegeven leidt dit tot problemen bij het inlezen van de XLSX datafile in de Backoffice Applicatie. Om problemen met weggevallen ‘nullen’ te voorkomen moeten een aantal specifieke zaken in acht worden genomen.
De XLSX format die vanuit de Backoffice Applicatie is te downloaden, is opgemaakt volgens het juiste format. In dit bestand zijn de kolommen waar BSN’s of geboortedatums worden gevuld standaard opgemaakt als tekst. Hierdoor zal Excel de eerste ‘nul’ in een cel niet weghalen.
Bij het kopiëren van gegevens vanuit bijvoorbeeld een exportbestand uit de eigen backoffice applicatie, kan het voorkomen dat de waarde van de cel van het exportbestand op ‘standaard’ of ‘getal’ staat. In dit geval kan het bij het invoegen van deze data in het XLSX format gebeuren dat de standaard waarde van het XLSX format wordt overschreven waardoor Excel de eerste ‘nul’ wel weghaalt.
De oplossing hiervoor kan worden gevonden in de instructie die Microsoft hiervoor heeft opgesteld. Deze vind je hier. Uiteraard kun je ook in je gemeente op zoek naar een Excel expert die je met dit probleem kan helpen. Mocht je er desondanks niet uitkomen, dan kun je contact opnemen met support via support@gezondverzekerd.nl.